KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Schadensmeldungen aufnehmen, Notfälle weiterleiten, ab 75 € im Monat.
EchoCall nimmt die Anrufe Ihrer Hausverwaltung an, wenn das Büro nicht besetzt ist oder alle Leitungen belegt sind. Der Agent fragt Schadensmeldungen nach Ihrem Schema ab, beantwortet wiederkehrende Fragen von Mietern und Eigentümern aus Ihren Unterlagen und verbindet Notfälle mit der Nummer, die Sie dafür hinterlegen. Jede Meldung liegt danach mit Zusammenfassung im Hub, auf Wunsch auch im Postfach der Objektbetreuung oder in Ihrer Verwaltungssoftware. Stand: Oktober 2026.
- Schadensmeldungen vollständig aufnehmen
- Notfälle nach Ihren Regeln weiterleiten
- Mieterfragen rund um die Uhr beantworten
- Preis
- Ab 75 € im Monat für 250 Gesprächsminuten am Telefon, 0 € Einrichtung, jede weitere Minute 0,18 €. Chat ab 40 € für 100 Gespräche.
- Startguthaben
- 30 Voice-Minuten und 30 Chat-Gespräche als Startguthaben, 14 Tage gültig, ohne Kreditkarte.
- Datenschutz
- Gehostet bei IONOS in Frankfurt und Karlsruhe, DSGVO-konform, der AVV wird mit der Registrierung Teil des Vertrags.
- Integrationen
- Google Calendar, Outlook, Cal.com, Zapier, Make, n8n, Webhooks
- Für wen
- Miet- und WEG-Verwaltungen, Sondereigentumsverwaltungen und Wohnungsunternehmen, vom kleinen Büro bis zur Verwaltung mit mehreren Standorten.
Warum Mieter und Eigentümer bei der Verwaltung anrufen
- 01
Etwas ist kaputt
Die Heizung bleibt kalt, an der Decke wächst ein Wasserfleck, der Abfluss läuft nicht ab, die Haustür schließt nicht mehr. Der größte Teil der Anrufe sind Meldungen, die nur dann weiterhelfen, wenn Adresse, Wohnung, Beschreibung und eine Rückrufnummer vollständig dabei sind.
- 02
Die Nebenkostenabrechnung ist da
Nach dem Versand der Jahresabrechnung kommen die Fragen gebündelt: Wie wurde umgelegt, wo kann man die Belege einsehen, bis wann ist die Nachzahlung fällig. Vieles davon lässt sich aus Ihren Unterlagen beantworten, alles andere wird ein Rückruf mit klarer Notiz.
- 03
Eigentümer und Gemeinschaft
Wann ist die nächste Eigentümerversammlung, wie hoch ist das Hausgeld, wo steht das Protokoll der letzten Versammlung. Eigentümer rufen seltener an als Mieter, erwarten aber eine Antwort, die zur eigenen Einheit passt.
- 04
Schlüssel, Handwerker, Hausordnung
Ersatzschlüssel bestellen, einen Termin mit dem Handwerker abstimmen, nachfragen, wann der Sperrmüll abgeholt wird oder wer das Treppenhaus reinigt. Kleine Anliegen, die zusammen einen großen Teil des Telefontages füllen.
- 05
Notfälle nach Büroschluss
Ein Rohrbruch am Freitagabend, die Heizung fällt am Feiertag aus, im ganzen Haus ist der Strom weg. Diese Anrufe dürfen nicht auf dem Anrufbeantworter landen, sondern müssen sofort bei jemandem ankommen, der handeln kann.
Typische Herausforderungen
Telefonzeiten, die nicht zum Alltag der Mieter passen
Viele Verwaltungen sind nur zu festen Zeiten an wenigen Tagen telefonisch erreichbar. Mieter bemerken den Schaden aber abends oder am Wochenende und landen auf dem Anrufbeantworter, sprechen eine unvollständige Nachricht auf oder rufen am nächsten Morgen gleich mehrmals an.
Meldungen ohne die nötigen Angaben
Eine Nachricht ohne Hausnummer, ein Rückruf auf eine falsche Nummer, eine Beschreibung, aus der niemand erkennt, ob es eilt. Bevor ein Handwerker beauftragt werden kann, muss die Objektbetreuung oft erst zurückrufen, nur um die Grundangaben zu erfragen.
Wenige Köpfe, viele Einheiten
Eine Objektbetreuung kümmert sich um viele Einheiten in mehreren Häusern. Jeder Anruf unterbricht die Arbeit an Abrechnungen, Versammlungen und Angeboten, und wann wie viele Anrufe zu einem Objekt kommen, lässt sich kaum planen.
Wie EchoCall hilft
Jede Meldung nach demselben Schema
Sie legen fest, welche Angaben der Agent bei einer Schadensmeldung abfragt: Adresse, Wohnung, Name, Rückrufnummer, was passiert ist, seit wann, ob Nachbarn betroffen sind und wie man in die Wohnung kommt. Fehlt etwas, fragt er nach, bevor er das Gespräch beendet.
Notfälle nach Ihren eigenen Regeln
Im Hub hinterlegen Sie eine oder mehrere Nummern, etwa die Bereitschaft oder den Hausmeister, und beschreiben in eigenen Worten, wann der Agent dorthin verbindet. Alles, was nicht eilt, nimmt er vollständig auf, damit Ihr Team am nächsten Werktag direkt weiterarbeiten kann.
Antworten aus Ihren Unterlagen, Ergebnis in Ihren Systemen
Hausordnung, Abfuhrkalender, Termine der Eigentümerversammlung und Zuständigkeiten laden Sie als Dokument in die Wissensbasis. Jedes Gespräch steht anschließend mit Zusammenfassung und erfassten Angaben im Gesprächsverlauf und geht auf Wunsch per E-Mail oder per Webhook, Zapier, Make oder n8n weiter.
So läuft eine Schadensmeldung mit dem Agenten ab
Das Schema bestimmen Sie, der Agent hält sich bei jedem Anruf daran. Ein typischer Ablauf in fünf Schritten:
- 01
Objekt und Anrufer klären
Adresse, Wohnung oder Einheit, Name und eine Nummer für den Rückruf. Damit ist die Meldung eindeutig einem Objekt zugeordnet, auch wenn der Anrufer die Verwaltung zum ersten Mal kontaktiert.
- 02
Schaden beschreiben lassen
Was ist passiert, seit wann, läuft der Schaden weiter, sind Nachbarwohnungen betroffen. Der Agent fragt so lange nach, bis die Beschreibung für die Objektbetreuung reicht.
- 03
Dringlichkeit nach Ihrem Schema einordnen
Was als Notfall gilt, schreiben Sie selbst auf, zum Beispiel Wasser, das nicht aufhört zu laufen, ein Heizungsausfall im Winter oder eine Haustür, die sich nicht mehr schließen lässt. Alles andere wird eine Meldung für den nächsten Werktag.
- 04
Notfall: weiterverbinden
Trifft Ihre Beschreibung zu, verbindet der Agent mit der hinterlegten Nummer. Bei Gasgeruch, Brand oder Gefahr für Menschen verweist er auf die 112 oder den Entstörungsdienst des Gasnetzbetreibers, wenn Sie das so festlegen.
- 05
Meldung übergeben
Die Zusammenfassung mit allen Angaben steht im Gesprächsverlauf. Auf Wunsch schickt der Agent sie per E-Mail an die Objektbetreuung oder übergibt sie per Webhook an Ihre Verwaltungssoftware, sofern diese eine Schnittstelle hat.
So klingt eine Schadensmeldung am Samstagabend
Ein Beispiel aus einer Verwaltung mit eigener Bereitschaftsnummer am Wochenende, ohne die Begrüßung mit dem Hinweis, dass hier eine KI spricht. Die Hinweise zum Licht im Bad und die Bedingung für die Weiterleitung hat die Verwaltung genau so im Agenten hinterlegt.
Bei uns tropft Wasser von der Badezimmerdecke, ziemlich stark. Ich glaube, das kommt aus der Wohnung über uns.
Das nehme ich sofort auf. In welchem Haus wohnen Sie, und welche Wohnung ist es?
Lindenstraße 14, zweiter Stock links, Wohnung 5.
Danke. Läuft das Wasser gerade weiter, und ist in der Nähe eine Lampe oder Steckdose nass geworden?
Es tropft weiter, und die Lampe im Bad ist nass.
Dann schalten Sie das Licht im Bad bitte nicht ein und bleiben Sie dem Raum fern. Das ist ein Fall für den Bereitschaftsdienst, ich verbinde Sie gleich. Unter welcher Nummer erreicht man Sie, falls das Gespräch abbricht?
Unter dieser Handynummer. Muss ich am Montag noch einmal anrufen?
Nein. Adresse, Wohnung, Ihre Beschreibung und die Rückrufnummer stehen im Gesprächsprotokoll, die Verwaltung hat am Montag alles vorliegen. Ich verbinde Sie jetzt mit der Bereitschaft, bitte bleiben Sie dran.
Zahlen aus der Immobilienverwaltung
62,1 %
der 1.078 befragten Verwaltungsunternehmen sehen sich überlastet.
Quelle: VDIV Branchenbarometer 2026, Pressemitteilung vom 19.08.2026
64,7 %
der Befragten zählen den schwer vorhersehbaren Zeitaufwand pro Objekt zu den größten Herausforderungen im Arbeitsalltag.
Quelle: VDIV Branchenbarometer 2026, Pressemitteilung vom 19.08.2026
23,6 Mio.
Wohnungen lagen Ende 2025 in Mehrfamilienhäusern, das sind 54,9 Prozent der 44,0 Millionen Wohnungen in Deutschland.
Quelle: Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 250 vom 16.07.2026
Was der Agent in der Hausverwaltung übernimmt, und was nicht
Übernimmt der Agent
- Schadensmeldungen außerhalb der Telefonzeiten vollständig aufnehmen, mit Adresse, Einheit, Beschreibung und Rückrufnummer
- Anrufe, die nach Ihrer Beschreibung ein Notfall sind, mit der hinterlegten Bereitschaftsnummer verbinden
- Fragen zu Hausordnung, Abfuhrterminen, Eigentümerversammlung und Zuständigkeiten aus Ihren Unterlagen beantworten
- Meldungen per E-Mail an die Objektbetreuung schicken oder per Webhook, Zapier, Make oder n8n an Ihre Software übergeben
Bleibt beim Team
- Kein Ersatz für Notruf oder einen besetzten Bereitschaftsdienst: Der Agent verbindet mit einer Nummer, erreicht wird nur, wer dort abnimmt
- Keine Rechtsauskunft zu Nebenkosten, Mieterhöhung, Kündigung oder Beschlüssen der Gemeinschaft, der Agent notiert die Frage für den Rückruf
- Keine fertige Anbindung an Verwaltungssoftware, die Daten fließen per Webhook oder über Zapier, Make oder n8n, wenn Ihre Software eine Schnittstelle bietet
- Handwerker beauftragt der Agent nicht selbst, diese Entscheidung bleibt bei der Objektbetreuung
Häufige Fragen
Ja. Sie hinterlegen eine oder mehrere Nummern mit Bezeichnung und beschreiben in eigenen Worten, wann der Agent dorthin verbindet, etwa bei Wasser, das nicht aufhört zu laufen. Einen Bereitschaftsdienst ersetzt das nicht: Erreicht wird nur, wer unter der Nummer abnimmt.
Jedes Gespräch steht im Gesprächsverlauf des Hubs, mit Zusammenfassung und den erfassten Angaben. Zusätzlich kann der Agent die Meldung per E-Mail an ein Postfach Ihrer Wahl schicken oder per Webhook, Zapier, Make oder n8n an Ihre Verwaltungssoftware übergeben.
Ja. Am Telefon beherrscht er mehr als 30 Sprachen, zum Beispiel Türkisch, Polnisch, Arabisch, Russisch, Ukrainisch und Englisch. Pro Agent legen Sie fest, welche Sprachen er verwenden darf.
Ja. Der Agent bekommt eine eigene Nummer, und Sie leiten Ihre Verwaltungsnummer nur dann dorthin um, wenn Sie es wollen, zum Beispiel außerhalb der Telefonzeiten oder wenn niemand abnimmt. Das richten Sie am Handy per Tastencode oder im Menü Ihrer Telefonanlage ein.
Der Einstieg kostet 75 Euro im Monat für 250 Gesprächsminuten, jede weitere Minute 0,18 Euro. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen 400 Minuten im Monat: 75 Euro plus 150 Minuten zu je 0,18 Euro, also 102 Euro. Zum Testen gibt es 30 Voice-Minuten und 30 Chat-Gespräche für 14 Tage, ohne Kreditkarte.
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- Für die Handwerksbetriebe, die Schäden in Ihren Objekten beheben
- KI-Telefonassistent: Funktionen und Preise
Zuletzt geprüft am . Die Zahlen stammen aus den verlinkten Quellen, Preise und Funktionen von EchoCall entsprechen dem Stand dieses Datums.
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