KI-Telefonassistent für Kanzleien (Recht & Steuern)
Mandanten-Screening und Terminvereinbarung.
Erstanfragen werden gescreent, häufige Fragen beantwortet und Beratungstermine automatisch gebucht, damit sich Anwälte und Steuerberater auf Mandate konzentrieren können.
- Mandanten-Screening
- Terminbuchung
- FAQ-Beantwortung
Weshalb Mandanten in der Kanzlei anrufen
- 01
Ein neues Mandat
Kündigung erhalten, Bescheid im Briefkasten, Mahnung vom Finanzamt. Wer zum ersten Mal anruft, braucht keine Rechtsauskunft, sondern einen Termin, eine Einschätzung, ob die Kanzlei das Thema überhaupt übernimmt, und eine Liste der Unterlagen.
- 02
Wo steht meine Sache?
Ist die Steuererklärung raus, gibt es schon eine Antwort der Gegenseite, wann kommt der Bescheid. Statusfragen von Bestandsmandanten, die eine Antwort verdienen, auch wenn die Sachbearbeiterin gerade in einem Gespräch sitzt.
- 03
Unterlagen und Fristen
Welche Belege fehlen noch, bis wann müssen sie da sein, reicht ein Foto. Immer gleiche Fragen, die in den Wochen vor Abgabeterminen das Telefon lahmlegen. Der Agent kennt die Checkliste der Kanzlei und sagt jedem Mandanten dasselbe, egal wie oft gefragt wird.
- 04
Termin verschieben oder bestätigen
Der Besprechungstermin passt nicht mehr, die Videokonferenz braucht einen neuen Link, die Mandantin steht im Stau. Kleine Änderungen mit großer Wirkung auf den Kalender der Berufsträger. Jede Verschiebung, die der Agent selbst erledigt, spart dem Sekretariat zwei Rückrufe.
- 05
Rechnung und Honorar
Wie setzt sich die Rechnung zusammen, ist Ratenzahlung möglich, wurde die Zahlung verbucht. Fragen für das Sekretariat, nicht für die Rechtsanwältin. Der Agent erklärt die Rechnungspositionen nach Vorgabe und leitet Zahlungsfragen an die Buchhaltung weiter.
Typische Herausforderungen
Zeitaufwändiges Erstscreening
Nicht jede Anfrage passt zum Mandatsprofil der Kanzlei, aber das lässt sich am Telefon oft erst nach längerem Gespräch klären. Anwälte oder das Sekretariat verbringen wertvolle Zeit mit Erstgesprächen, die am Ende zu keinem Mandat führen.
Wiederkehrende Standardfragen
Fragen zu Fristen, benötigten Unterlagen oder dem Ablauf eines Mandats werden immer wieder gleich beantwortet, oft von Anwälten selbst statt vom Sekretariat. Das bindet Zeit, die eigentlich für die inhaltliche Mandatsarbeit gedacht ist.
Terminkoordination bindet Ressourcen
Beratungstermine mit mehreren Anwälten und wechselnden Verfügbarkeiten manuell zu koordinieren, kostet Sekretariat und Anwälte gleichermaßen Zeit. Diese Zeit fehlt anschließend für die eigentliche Mandatsarbeit.
Wie EchoCall hilft
Automatisches Mandanten-Screening
Erstanfragen werden strukturiert erfasst und anhand hinterlegter Kriterien vorqualifiziert, bevor ein Anwalt überhaupt involviert werden muss. So landen nur Anfragen auf dem Tisch der Kanzlei, die tatsächlich zum Mandatsprofil passen.
Direkte Terminbuchung
Beratungstermine landen automatisch im verbundenen Kalender des zuständigen Anwalts oder Steuerberaters. Mandanten wählen ihren Wunschtermin direkt im Gespräch, ohne Rückruf durch das Sekretariat.
Vertrauliche Verarbeitung
EchoCall läuft bei IONOS in Rechenzentren in Frankfurt und Karlsruhe, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt bereit. Für besonders sensible Mandate steht ein Zero-PII-Modus zur Verfügung, der ohne dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten auskommt.
So klingt ein Erstkontakt in der Kanzlei
Ein Beispiel aus einer Steuerkanzlei mit Online-Terminbuchung. Der Agent klärt, ob die Anfrage zum Angebot der Kanzlei passt, sammelt die Eckdaten und vergibt den Erstberatungstermin, ohne selbst zu beraten.
Guten Tag, ich habe mich gerade selbstständig gemacht und suche jemanden, der meine Buchhaltung und die Steuererklärung übernimmt.
Gern, dafür sind wir da. Damit ich Sie der richtigen Ansprechpartnerin zuordnen kann: In welcher Rechtsform sind Sie unterwegs, und ungefähr wie viele Belege fallen im Monat an?
Einzelunternehmen, Beratung im IT-Bereich, vielleicht 30 bis 40 Belege im Monat.
Danke. Das passt zu unserem Angebot für Gründer. Der erste Schritt ist ein Kennenlerngespräch von etwa 30 Minuten, vor Ort oder per Video. Frau Berger hat am Dienstag um 10 Uhr und am Mittwoch um 15:30 Uhr Zeit.
Mittwoch 15:30 per Video, bitte.
Eingetragen. Sie bekommen eine Bestätigung mit dem Videolink und einer kurzen Liste: Gewerbeanmeldung, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, falls schon ausgefüllt, und die letzten Kontoauszüge. Eine Frage noch: Steht in den nächsten Wochen eine Frist an?
Ich glaube, die Umsatzsteuervoranmeldung ist bald fällig.
Das vermerke ich für Frau Berger, damit sie das im Gespräch zuerst klärt. Bis Mittwoch.
Zahlen aus dem Kanzleialltag
59,1 %
der offenen Stellen in Einzelkanzleien von Steuerberatern blieben in den letzten zwei Jahren unbesetzt, 2018 waren es noch 35,9 Prozent.
Quelle: STAX 2024, Sonderauswertung der Bundessteuerberaterkammer
30,7 %
der Einzelkanzleien sehen in der Digitalisierung vor allem die Chance auf eine bessere Erreichbarkeit für ihre Mandanten.
Quelle: STAX 2024, Sonderauswertung der Bundessteuerberaterkammer
49,5 %
der Juristinnen und Juristen in kleineren Kanzleien verbringen weniger als die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit abrechenbaren Tätigkeiten.
63,3 %
der kleineren Kanzleien setzen bereits KI-Tools ein, 38,9 Prozent nennen den Datenschutz als größte Hürde.
Was der Agent in der Kanzlei übernimmt, und was nicht
Übernimmt der Agent
- Erstanfragen annehmen, Rechtsgebiet oder Beratungsbedarf einordnen und mit den Eckdaten an die zuständige Person weiterleiten
- Erstberatungs- und Besprechungstermine im Kalender der Kanzlei buchen, verschieben und bestätigen
- Mandanten sagen, welche Unterlagen fehlen und bis wann sie gebraucht werden, nach den Vorgaben der Kanzlei
- Anrufe nach Kanzleischluss und in der Abgabephase annehmen, statt sie auf die Mailbox laufen zu lassen
Bleibt beim Team
- Rechts- und Steuerberatung im Einzelfall bleibt bei Rechtsanwälten und Steuerberatern, der Agent berät nicht
- Fristen berechnet oder bestätigt der Agent nicht, er markiert sie als dringend und sorgt für den Rückruf
- Inhalte aus laufenden Akten gibt der Agent nur weiter, wenn die Kanzlei das für den Mandanten ausdrücklich freigegeben hat
Häufige Fragen
EchoCall arbeitet DSGVO-konform (EU-Hosting als Standard) mit optionalem Zero-PII-Modus.
EchoCall kann Terminbuchungen mit Ihrem Kalendersystem synchronisieren, Fristenkontrolle bleibt bei Ihrer Kanzleisoftware.
Ja, das Setup eignet sich für Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien gleichermaßen.
Startguthaben von 30 Voice-Minuten und 30 Chat-Gesprächen, 14 Tage gültig, ohne Kreditkarte, unter hub.echocall.de.
Weiterlesen
- KI-Telefonie in der Steuerkanzlei
- Datensicherheit und DSGVO bei KI-Agenten
- KI-Telefonassistent: Funktionen und Preise
- Auch für Versicherungen und Finanzberatung
Zuletzt geprüft am . Die Zahlen stammen aus den verlinkten Quellen, Preise und Funktionen von EchoCall entsprechen dem Stand dieses Datums.
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