Steuerberater 2026: Telefonservice, Anrufbeantworter oder KI am Telefon? Mandantenanrufe in der Fristensaison entlasten und § 62a StBerG einhalten

Kurz gesagt: Ein KI-Telefonassistent nimmt in der Steuerkanzlei die Anrufe an, die sonst die Lohnabrechnung oder den Jahresabschluss unterbrechen: Terminwünsche, Fragen zu Unterlagen und Erreichbarkeit, Neuanfragen und Rückrufbitten. Er gibt keine Steuerberatung und bestätigt Unbekannten nicht, wer Mandant ist. Weil der Anbieter an Ihrer Berufstätigkeit mitwirkt, brauchen Sie neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag eine Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform nach § 62a StBerG. Bei EchoCall kostet der Agent ab 75 Euro im Monat für 250 Gesprächsminuten.

Wir haben diesen Beitrag im Oktober 2026 neu geschrieben. Die alte Fassung nannte eine Umfrage der Bundessteuerberaterkammer (73 Prozent der Kanzleien klagen über Telefonüberlastung) und ein Praxisbeispiel aus Bayern. Beides konnten wir nicht belegen. Falsch waren auch die Angaben zu Serverstandort und Verschlüsselung und eine Übergabe an DATEV, Addison und Agenda. Die Server stehen bei IONOS in Frankfurt und Karlsruhe. Eine fertige Anbindung an Kanzleisoftware gibt es nicht, also auch keine Auskunft zum Bearbeitungsstand.

Telefon in der Steuerkanzlei: warum es in der Fristensaison zum Engpass wird

Zum 1. Januar 2026 waren bei den Steuerberaterkammern 105.953 Mitglieder registriert, darunter 89.549 Steuerberaterinnen und Steuerberater. [1] Die Zahl der Ausbildungsverhältnisse zum Steuerfachangestellten sank im selben Zeitraum um 1,3 Prozent auf 17.081. Kammerpräsident Hartmut Schwab sagt dazu, man dürfe "bei der Gewinnung von Nachwuchs nicht nachlassen". [1] Wer eine Stelle im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung nicht besetzt bekommt, verteilt das Telefon auf alle anderen.

Die Anrufe kommen nicht gleichmäßig. Sie folgen den Fristen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln. [2] Lohnabrechnungen laufen jeden Monat. Für die Jahreserklärungen gelten eigene Abgabefristen, für steuerlich beratene Mandanten andere als für Mandanten, die selbst abgeben. [3] Vor jedem dieser Termine fragen Mandanten nach, ob die Belege angekommen sind, was noch fehlt und wann sie zahlen müssen. Und genau dann sitzt das Team an der Arbeit, die vor der Frist fertig werden muss.

Jeder Anruf unterbricht. Ein Rechenbeispiel mit Annahmen, keine Messung: 25 Anrufe am Tag, je drei Minuten Gespräch und zwei Minuten, bis die Mitarbeiterin wieder in der Lohnabrechnung drin ist, ergeben gut zwei Stunden täglich. Zählen Sie eine Woche lang selbst mit, dann haben Sie Ihre eigene Zahl.

Funktionen und Ablauf im Überblick zeigt unsere Seite KI-Telefonassistent für Kanzleien und Steuerberater. Dieser Beitrag geht tiefer: welche Anrufe der Agent übernimmt, was er nicht sagen darf und was das Berufsrecht verlangt.

Anrufbeantworter, Telefonservice oder KI am Telefon: was passt zur Steuerkanzlei?

Wer einen Telefonservice für Steuerberater oder einen besseren Anrufbeantworter sucht, hat drei Möglichkeiten. Sie unterscheiden sich weniger im Preis als darin, was der Anrufer am Ende in der Hand hat.

Oft übersehen: Die Pflichten aus § 62a StBerG gelten nicht nur für KI, sondern genauso für den Telefonservice und für eine Cloud-Telefonanlage, auf deren Servern Ihre Sprachnachrichten liegen.

Und der Chatbot für Steuerberater? Dieselben Inhalte können auch als Chat-Agent auf Ihrer Website laufen. Er zeigt den KI-Hinweis automatisch an, Ihr Team kann Gespräche in der Live Inbox übernehmen, und es gelten dieselben Regeln wie am Telefon.

Sechs Arten von Mandantenanrufen und was der Agent jeweils tut

Was der Agent am Telefon nicht sagen darf

Die Verschwiegenheit beginnt nicht erst bei der Steuererklärung. Nach § 57 Abs. 1 StBerG bezieht sie sich "auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist". [4] Dazu gehört schon die Tatsache, dass jemand Mandant ist. Am Telefon kann der Agent nicht prüfen, wer anruft. Daraus folgen drei Regeln, die Sie in den Prompt schreiben:

1. Keine Auskunft über Mandate. Der Agent bestätigt nicht, ob jemand Mandant ist, und nennt keine Inhalte, Beträge oder Fristen aus einem Mandat. Auch dann nicht, wenn sich der Anrufer als Ehepartner oder Geschäftsführer vorstellt.
2. Keine Steuerberatung. Fragen wie "Kann ich mein Arbeitszimmer absetzen?" beantwortet er nicht für den Einzelfall. Er nimmt sie als Rückrufwunsch auf. Allgemeines aus Ihrer Wissensbasis darf er sagen, etwa welche Belege Sie für die Einkommensteuererklärung brauchen.
3. Fristsachen gehen an einen Menschen. Alles mit Bescheid, Prüfungsanordnung oder Vollstreckung verbindet er sofort weiter oder markiert es als dringend.

Dazu kommt eine Regel für Sie selbst: Mandantendaten gehören nicht in die Wissensbasis. Dort stehen Leistungen, Sprechzeiten, Checklisten und Abläufe. Was der Agent über einzelne Mandate nicht weiß, kann er auch nicht verraten.

Berufsrecht und Datenschutz: § 57 und § 62a StBerG, § 203 StGB, DSGVO

Wer mitwirkt, muss verpflichtet sein. § 203 StGB nennt Steuerberater ausdrücklich (Abs. 1 Nr. 3). Wer ein Mandantengeheimnis unbefugt offenbart, riskiert Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. [6] Erlaubt ist die Weitergabe an Personen, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist (Abs. 3 Satz 2). Gibt eine solche Person ein Geheimnis unbefugt weiter, macht sich auch der Berater strafbar, wenn er nicht dafür gesorgt hat, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurde (Abs. 4 Satz 2 Nr. 1). [6]

§ 62a StBerG regelt, wie das geht. [5]

• Zugang zu geschützten Tatsachen nur, soweit es für die Dienstleistung erforderlich ist (Abs. 1).
• Den Dienstleister sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit beenden, wenn er die Vorgaben nicht einhält (Abs. 2).
• Ein Vertrag in Textform, der den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, die Kenntnisnahme auf das Erforderliche beschränkt und regelt, ob er weitere Personen hinzuziehen darf (Abs. 3).
• Wird die Leistung im Ausland erbracht, ist der Zugang nur erlaubt, wenn der Schutz der Geheimnisse dort mit dem Schutz im Inland vergleichbar ist (Abs. 4).
• Dient die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es die Einwilligung des Mandanten (Abs. 5). Ein Telefonassistent für die ganze Kanzlei dient in der Regel nicht einem einzelnen Mandat.
• Die Vorschriften zum Datenschutz bleiben unberührt (Abs. 8). Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO kommt also hinzu. Er ersetzt die Verschwiegenheitsvereinbarung nicht. [7]

Was Sie vom Anbieter verlangen sollten:

1. einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO,
2. eine Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform nach § 62a Abs. 3 StBerG, und zwar vor dem Start,
3. eine Liste der Subunternehmer mit Sitz und Ort der Verarbeitung, ausdrücklich auch für Spracherkennung und Sprachmodell, damit Sie die Prüfung nach § 62a Abs. 4 machen können,
4. Angaben zu Löschfristen und dazu, wie Sie weniger speichern.

Bei EchoCall stehen die Server bei IONOS in Frankfurt und Karlsruhe. Den Auftragsverarbeitungsvertrag finden Sie unter echocall.de/avv, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Subprozessoren-Übersicht und das Transfer Impact Assessment im Trust Center. Für Gespräche, bei denen so wenig wie möglich gespeichert werden soll, gibt es im EchoHub einen Zero-PII-Modus. Die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG klären Sie vor dem Start mit uns, so wie mit jedem anderen Anbieter auch.

Jedes verbundene Werkzeug ist ein weiterer Dienstleister. Wenn der Agent Gesprächsnotizen per E-Mail, Microsoft Teams oder Slack an Ihr Team schickt, landen Mandantendaten auch dort. Prüfen Sie jedes Werkzeug so, wie Sie den Telefonassistenten prüfen.

KI-Hinweis. Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). [8] Bei einem Telefon-Agenten schreiben Sie den Hinweis selbst in seine erste Nachricht. Der Editor im EchoHub weist Sie darauf hin, im Hilfecenter stehen Beispielsätze. Zum Beispiel: "Kanzlei Weber, Sie sprechen mit dem digitalen Telefonassistenten. Wie kann ich Ihnen helfen?"

Was ein KI-Telefonassistent für die Kanzlei kostet

Bei EchoCall zahlen Sie Gesprächsminuten, rund 0,30 Euro je Minute, ohne Einrichtungsgebühr. [9] Die Rufnummer und die Telefoniekosten sind in den Paketpreisen nicht enthalten.

Ihren Bedarf rechnen Sie so: Anrufe pro Tag, die der Agent übernimmt × Minuten je Anruf × Arbeitstage im Monat. Zwei Beispiele mit Annahmen: Eine Einzelkanzlei leitet nur bei besetzt und nach Feierabend um, 8 Anrufe × 2,5 Minuten × 21 Tage ergeben 420 Minuten, das Basic-Paket für 150 Euro reicht. Eine Kanzlei mit 15 Beschäftigten lässt den Agenten zuerst abnehmen, 25 × 2,5 × 21 ergeben rund 1.310 Minuten, das passt ins Professional-Paket für 450 Euro.

Einrichtung in sechs Schritten

1. Konto anlegen. Im EchoHub mit 30 Voice-Minuten und 30 Chat-Gesprächen für 14 Tage. Die Kreditkarte wird dafür mit 1 Euro geprüft.
2. Wissensbasis füllen. Leistungen, Sprechzeiten, Belegchecklisten und was die Kanzlei nicht übernimmt. Am schnellsten über Ihre Website-Adresse, die in einem festen Intervall neu eingelesen wird, dazu ein PDF. Keine Mandantendaten.
3. Gesprächsregeln festlegen. Die drei Regeln von oben, der KI-Hinweis in der ersten Nachricht und eine Liste, was als Fristsache gilt.
4. Kalender verbinden. Google Calendar, Outlook, Calendly oder Cal.com. Geben Sie nur die Termintypen frei, die der Agent vergeben darf, etwa Erstgespräch und Besprechung.
5. Rufnummer und Weiterleitung. Buchen Sie im EchoHub eine Nummer für den Agenten und richten Sie in der Telefonanlage die Umleitung ein, zum Beispiel bei besetzt, nach 20 Sekunden oder außerhalb der Bürozeiten. Für Fristsachen hinterlegen Sie die Nummer, an die der Agent weiterverbindet. Die Codes für die Umleitung vom Handy stehen im Beitrag Anrufe im Handwerk 2026.
6. Selbst anrufen. Spielen Sie fünf Fälle durch: Neuanfrage, Termin, Bearbeitungsstand, ein angeblicher Ehepartner und eine Prüfungsanordnung. Erst wenn alle sitzen, geht die Umleitung live.

Wo der Agent an Grenzen stößt

• Steuerliche Einzelfragen. Die beantwortet ein Berater. Der Agent sorgt dafür, dass die Frage vollständig ankommt.
• Aufgeregte Mandanten. Wer eine Pfändung vor sich hat, will einen Menschen. Der Agent verbindet oder sorgt für einen schnellen Rückruf.

Häufige Fragen zum Telefon in der Steuerkanzlei

Darf eine Steuerkanzlei einen KI-Telefonassistenten einsetzen?

Ja, wenn die Voraussetzungen stimmen. Der Anbieter wirkt an Ihrer Berufstätigkeit mit. Nach § 62a StBerG brauchen Sie einen Vertrag in Textform, der ihn unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dazu kommen ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und der KI-Hinweis zu Beginn des Gesprächs.

Brauche ich die Einwilligung meiner Mandanten?

In der Regel nicht. § 62a Abs. 5 StBerG verlangt sie, wenn eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient. Ein Telefonassistent für die ganze Kanzlei tut das normalerweise nicht. Wird die Leistung im Ausland erbracht, muss der Schutz dort vergleichbar sein.

Was kostet ein KI-Telefonassistent für eine Steuerkanzlei?

Bei EchoCall ab 75 Euro im Monat für 250 Gesprächsminuten, rund 0,30 Euro je Minute, ohne Einrichtungsgebühr. Rufnummer und Telefoniekosten kommen hinzu. Wie Sie Ihren Bedarf rechnen, steht oben im Abschnitt zu den Kosten.

Kann der Agent auf DATEV zugreifen und den Bearbeitungsstand nennen?

Nein. EchoCall hat keine fertige Anbindung an DATEV, Addison oder Agenda. Der Agent sieht keine Mandantenakte und keinen Bearbeitungsstand, für die Verschwiegenheit ist das eher ein Vorteil. Die Frage nimmt er als Rückrufwunsch auf. Termine bucht er in Google Calendar, Outlook, Calendly oder Cal.com, Gesprächsnotizen schickt er per E-Mail, Microsoft Teams oder Slack. Eigene Abläufe verbinden Sie über Webhooks, Zapier oder Make.

Telefonservice oder KI: was ist für Steuerberater besser?

Das hängt davon ab, was der Anrufer am Ende braucht. Ein Telefonservice nimmt Nachrichten auf. Der KI-Assistent bucht zusätzlich Termine und beantwortet Fragen aus Ihrer Wissensbasis, auch abends. Die Pflichten aus § 62a StBerG gelten für beide gleich.

Merken Mandanten, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Die KI-Verordnung verlangt seit August 2026 einen Hinweis, und Sie schreiben ihn in den ersten Satz des Agenten.

Quellen

1. Bundessteuerberaterkammer, Pressemitteilung 05/2026 vom 23. April 2026, Berufsstatistik 2025 (Mitglieder, Steuerberater und Ausbildungsverhältnisse): bstbk.de
2. § 18 UStG, Besteuerungsverfahren: gesetze-im-internet.de
3. § 149 AO, Abgabe der Steuererklärungen: gesetze-im-internet.de
4. § 57 StBerG, Allgemeine Berufspflichten: gesetze-im-internet.de
5. § 62a StBerG, Inanspruchnahme von Dienstleistungen: gesetze-im-internet.de
6. § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen: gesetze-im-internet.de
7. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28: eur-lex.europa.eu
8. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50: eur-lex.europa.eu
9. EchoCall, Preise: echocall.de/pricing

Alle Links wurden am 6. Oktober 2026 geprüft. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Klären Sie berufsrechtliche Einzelfragen mit Ihrer Steuerberaterkammer.

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