KI-Telefonassistent für Arztpraxen & Gesundheitswesen
Termine buchen, Anfragen beantworten, entlasten.
EchoCall übernimmt Terminvereinbarung und -erinnerungen, beantwortet häufige Fragen zur Praxis und leitet dringende Fälle an Ihr Team weiter.
- Terminbuchung und Erinnerungen
- Antworten auf Standardfragen
- Hosting in Frankfurt und Karlsruhe
Weshalb Patientinnen und Patienten in der Praxis anrufen
- 01
Termin vereinbaren, verschieben, absagen
Der größte Block am Praxistelefon: Vorsorge, Kontrolle, akuter Infekt, Impfung. Jeder Anruf, der in der Warteschleife abbricht, kommt später noch einmal, oft genau dann, wenn das Wartezimmer voll ist.
- 02
Rezept oder Überweisung bestellen
Dauermedikation, Physiotherapie, Facharztüberweisung. Wiederholvorgänge, die niemand am Tresen braucht und die trotzdem jeden Morgen die Leitung blockieren. Der Agent nimmt Name, Medikament und Abholwunsch auf, das Team prüft und stellt aus.
- 03
Ist der Befund da?
Patienten wollen wissen, ob das Laborergebnis vorliegt und ob sie vorbeikommen müssen. Die Antwort darf der Agent nicht geben, aber er kann den Rückruf durch das Praxisteam sauber einplanen.
- 04
Öffnungszeiten, Vertretung, Notfall
Hat die Praxis am Mittwochnachmittag geöffnet, wer vertritt im Urlaub, wohin bei starken Beschwerden am Wochenende. Fragen, die besonders außerhalb der Sprechzeiten kommen.
- 05
Krankschreibung und Bescheinigungen
Verlängerung der Krankschreibung, Bescheinigung für die Schule, Attest für den Arbeitgeber. Anfragen mit klaren Regeln, die der Agent aufnehmen und ans Team geben kann. Was die Praxis nur nach einer Untersuchung ausstellt, sagt der Agent gleich am Telefon, das spart beiden Seiten einen Umweg.
Typische Herausforderungen
Verpasste Anrufe während der Sprechstunde
Während Behandlungen bleiben Anrufe unbeantwortet, weil das Praxisteam mit Patienten beschäftigt ist. Anrufer legen auf und buchen den Termin bei der nächsten erreichbaren Praxis, statt es später erneut zu versuchen. Besonders an vollen Sprechstundentagen summiert sich das auf spürbar entgangene Neupatienten.
Hoher Anteil an No-Shows
Ohne zuverlässige Erinnerungen vergessen Patienten Termine, die Wochen im Voraus gebucht wurden, und der reservierte Slot verfällt ungenutzt. Jeder leere Termin ist zugleich einer, den ein wartender Patient hätte bekommen können.
Wiederkehrende Standardfragen
Öffnungszeiten, Anfahrt oder Rezeptbestellungen werden am Empfang jeden Tag aufs Neue erklärt, obwohl sich die Antworten nie ändern. Das bindet Personal, das eigentlich vor Ort für Patienten da sein sollte. Über den Tag summieren sich diese kurzen Unterbrechungen zu einer echten Belastung.
Wie EchoCall hilft
24/7 Terminbuchung per Telefon und Chat
Patienten erreichen die Praxis rund um die Uhr per Telefon oder Chat, auch abends und am Wochenende. EchoCall bucht den Termin direkt im verbundenen Kalender (Google, Outlook, Calendly oder Cal.com), ganz ohne Rückruf durch das Praxisteam.
Automatische Erinnerungsanrufe
EchoCall erinnert Patienten automatisch per Anruf oder Chat an ihren bevorstehenden Termin. Patienten können direkt im selben Gespräch bestätigen, verschieben oder absagen, sodass frei werdende Slots neu vergeben werden können.
Zero-PII-Modus für sensible Daten
Für besonders sensible medizinische Anliegen lassen sich Gespräche im Zero-PII-Modus verarbeiten, ohne personenbezogene Daten dauerhaft zu speichern. EchoCall läuft bei IONOS in Rechenzentren in Frankfurt und Karlsruhe. Weitergehende Anforderungen aus dem Gesundheitswesen besprechen wir individuell.
So klingt ein Anruf um 8 Uhr morgens
Ein Beispiel aus einer Hausarztpraxis mit angebundenem Terminkalender. Der Agent fragt die Warnzeichen ab, vergibt den Termin und erinnert von sich aus daran.
Guten Morgen, ich habe seit drei Tagen Halsschmerzen und Fieber und bräuchte einen Termin, am besten heute.
Guten Morgen. Haben Sie Atemnot, starke Schluckbeschwerden oder Fieber über 39 Grad?
Nein, das Fieber liegt bei 38,5, Atemnot habe ich nicht.
Dann kann ich Ihnen einen Termin in der Akutsprechstunde anbieten: heute um 11:20 Uhr oder um 14:50 Uhr. Was passt Ihnen besser?
11:20 Uhr bitte. Soll ich vorher irgendetwas beachten?
Bringen Sie bitte Ihre Versichertenkarte mit und tragen Sie im Wartezimmer eine Maske, wir haben gerade viele Infekte. Der Termin um 11:20 Uhr ist eingetragen, die Bestätigung kommt per E-Mail.
Kann ich bei der Gelegenheit auch mein Blutdruckmedikament nachbestellen?
Ja, ich notiere die Rezeptanfrage für das Team, das Rezept liegt dann beim Termin für Sie bereit. Falls es vor dem Termin deutlich schlimmer wird, wählen Sie bitte die 116 117, im Notfall die 112. Gute Besserung, bis später.
Zahlen aus der Versorgung
25 %
der gesetzlich Versicherten warten länger als 30 Tage auf einen Facharzttermin, beim Hausarzt liegt die mittlere Wartezeit bei einem Tag.
50 %
der Versicherten halten eine Terminvergabe online oder per App für wichtig.
30 %
der Befragten fanden es schwierig, überhaupt einen Facharzttermin zu bekommen.
Was der Agent in der Praxis übernimmt, und was nicht
Übernimmt der Agent
- Termine vergeben, verschieben und absagen, direkt im Praxiskalender, auch außerhalb der Sprechzeiten
- Rezept- und Überweisungswünsche aufnehmen und als Aufgabe ans Praxisteam geben
- Erinnerungsanrufe vor dem Termin führen und frei gewordene Termine an die Warteliste vergeben
- Auskunft zu Öffnungszeiten, Vertretung, Bereitschaftsdienst und mitzubringenden Unterlagen geben
Bleibt beim Team
- Diagnosen, Befunde und Laborwerte besprechen Ärztin oder Arzt, der Agent plant nur den Rückruf ein
- Notfälle erkennt der Agent anhand hinterlegter Warnzeichen und verweist sofort an 112 oder 116 117, behandeln kann er nicht
- Im Zero-PII-Modus speichert der Agent keine Gesundheitsdaten, die Details bleiben im Praxissystem
Häufige Fragen
Ja. EchoCall läuft bei IONOS in Rechenzentren in Frankfurt und Karlsruhe, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt bereit, und für besonders sensible Anwendungsfälle gibt es einen Zero-PII-Modus. Weitergehende Anforderungen aus dem Gesundheitswesen besprechen wir individuell.
EchoCall verbindet sich mit gängigen Kalendersystemen (Google, Outlook, Calendly, Cal.com), sodass Termine automatisch im richtigen Kalender landen.
EchoCall erkennt dringende Anliegen anhand konfigurierbarer Regeln und übergibt das Gespräch nahtlos an Ihr Team.
Das hängt vor allem davon ab, wie gut Öffnungszeiten, Leistungen, Regeln für Akutfälle und der Kalenderzugang vorbereitet sind. Den ersten Agenten richten Sie im EchoHub selbst ein und testen ihn im Browser, bevor eine Nummer auf ihn zeigt. Danach erweitern Sie die Wissensbasis laufend.
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Zuletzt geprüft am . Die Zahlen stammen aus den verlinkten Quellen, Preise und Funktionen von EchoCall entsprechen dem Stand dieses Datums.
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