KI-Telefonassistent für Behörden & Verwaltung
Bürgerservice-Hotlines, mehrsprachig und automatisiert.
Bürgeranfragen werden rund um die Uhr beantwortet, häufige Vorgänge automatisiert und mehrsprachiger Support bereitgestellt.
- Bürgerservice-Hotline
- FAQ-Automatisierung
- Mehrsprachiger Support
- Preis
- Ab 75 € im Monat für 250 Gesprächsminuten am Telefon, 0 € Einrichtung, jede weitere Minute 0,18 €. Chat ab 40 € für 100 Gespräche.
- Startguthaben
- 30 Voice-Minuten und 30 Chat-Gespräche als Startguthaben, 14 Tage gültig, ohne Kreditkarte.
- Datenschutz
- Gehostet bei IONOS in Frankfurt und Karlsruhe, DSGVO-konform, der AVV wird mit der Registrierung Teil des Vertrags.
- Integrationen
- Cal.com, Google Calendar, Outlook, SIP-Trunk, Webhooks
- Für wen
- Stadtverwaltungen, Bürgerbüros und öffentliche Einrichtungen mit hohem Anrufaufkommen.
Weshalb Bürgerinnen und Bürger im Amt anrufen
- 01
Termin im Bürgerbüro
Personalausweis beantragen, Wohnsitz ummelden, Führungszeugnis abholen. Die meisten Anrufe drehen sich um einen Termin, dessen Verschiebung oder die Frage, ob überhaupt einer nötig ist. Wer dreimal in der Warteschleife hängt, kommt ohne Termin vorbei, und genau so entstehen die Schlangen vor dem Amt.
- 02
Welche Unterlagen muss ich mitbringen?
Geburtsurkunde, Wohnungsgeberbestätigung, Passbild, Vollmacht. Die Liste steht auf der Website und wird trotzdem jeden Tag am Telefon abgefragt, weil der Anruf schneller ist als die Suche.
- 03
Wo steht mein Antrag?
Elterngeld, Wohngeld, Baugenehmigung, Gewerbeanmeldung. Anrufende wollen wissen, ob noch etwas fehlt und wann ungefähr mit einer Entscheidung zu rechnen ist. Ohne Schnittstelle zum Fachverfahren organisiert der Agent hier nur den Rückruf, mit Schnittstelle nennt er den Stand.
- 04
Öffnungszeiten, Zuständigkeit, Gebäude
Ist das Ordnungsamt heute offen, wer kümmert sich um den Bewohnerparkausweis, in welchem Haus sitzt die Zulassungsstelle. Kurze Fragen, hohe Stückzahl, selten in der Sprache des Formulars gestellt.
- 05
Störungen und Meldungen
Defekte Straßenlaterne, überfüllter Container, Schlagloch, wilder Müll. Diese Anrufe brauchen keine Sachbearbeitung, sondern eine saubere Aufnahme mit Ort, Beschreibung und Rückrufnummer. Viele Kommunen haben dafür ein Meldeportal, ein Teil der Bürger ruft trotzdem lieber an.
Typische Herausforderungen
Hohes Anrufaufkommen bei Behörden-Hotlines
Bürgeranfragen zu Standardvorgängen wie Terminvergabe, Formularen oder Zuständigkeiten überlasten die oft begrenzten Personalressourcen von Behörden-Hotlines. Zu Stoßzeiten führt das zu langen Wartezeiten und frustrierten Anrufern, obwohl die meisten Anliegen einfach zu beantworten wären.
Sprachliche Vielfalt der Bürger
Behörden bedienen eine sprachlich vielfältige Bevölkerung, aber nicht jede Anfrage kann sofort in der jeweiligen Sprache beantwortet werden. Das führt zu Verzögerungen oder Missverständnissen, gerade bei wichtigen Verwaltungsvorgängen.
Begrenzte Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten
Klassische Behörden-Hotlines sind an feste Bürozeiten gebunden, während Bürger zunehmend digitale, rund um die Uhr verfügbare Services erwarten. Wer außerhalb dieser Zeiten anruft, bekommt oft nur eine Ansage statt einer echten Antwort.
Wie EchoCall hilft
24/7 Bürgerservice-Hotline
Häufige Anliegen wie Terminvergaben, Zuständigkeiten oder allgemeine Fragen zu Verwaltungsvorgängen werden automatisch und jederzeit beantwortet, auch außerhalb der Bürozeiten. Bürger müssen nicht mehr auf den nächsten Werktag warten.
Mehrsprachiger Support
Am Telefon spricht der Agent mehr als 30 Sprachen, darunter Türkisch, Arabisch, Russisch, Polnisch und Ukrainisch. Er erkennt die Sprache des Anrufenden und wechselt in eine der Sprachen, die Sie für ihn freigeschaltet haben, ohne dass jede Schicht mehrsprachig besetzt sein muss.
EU-Hosting und DSGVO-Konformität
EchoCall läuft bei IONOS in Rechenzentren in Frankfurt und Karlsruhe. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Zero-PII-Option für besonders sensible Anliegen und eine Aufbewahrungsfrist, die Sie pro Agent festlegen, erleichtern den Einsatz auch bei Behörden mit strengen Datenschutzanforderungen.
So klingt ein Anruf im Bürgerservice
Ein Beispiel aus einer Kommune mit Bürgerbüro und Online-Terminvergabe. Der Agent spricht die Sprache des Anrufenden und übergibt an die Sachbearbeitung, sobald es um einen konkreten Fall geht. Der Termin landet direkt im Kalender der Verwaltung, die Bestätigung kommt per E-Mail.
Hallo, ich bin gerade umgezogen und muss meine neue Adresse anmelden. Brauche ich dafür einen Termin?
Ja, die Anmeldung einer Wohnung läuft persönlich im Bürgerbüro, und Sie haben dafür zwei Wochen ab Einzug Zeit. Soll ich nach einem freien Termin schauen?
Gerne, am liebsten Dienstag oder Donnerstag nach 15 Uhr.
Donnerstag um 15:40 Uhr ist frei, alternativ Dienstag nächste Woche um 16:20 Uhr. Welcher Termin passt Ihnen?
Donnerstag 15:40. Was muss ich mitbringen?
Ihren Personalausweis oder Reisepass und die Wohnungsgeberbestätigung Ihres Vermieters. Wenn Sie Kinder mit anmelden, bitte auch deren Ausweise oder Geburtsurkunden. Die Bestätigungsmail enthält die vollständige Liste.
Prima. Kann ich im selben Termin auch einen Bewohnerparkausweis beantragen?
Ja, ich habe das im Termin vermerkt, dann bereitet das Bürgerbüro den Antrag vor. Donnerstag 15:40 Uhr ist gebucht, die Bestätigung ist unterwegs. Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?
Ja, eine Sache noch: Meine Mutter spricht kaum Deutsch und müsste ihren Ausweis verlängern. Kann sie auch auf Türkisch anrufen?
Ja, sie ruft einfach an und spricht Türkisch, ich antworte in derselben Sprache und buche den Termin genauso wie bei Ihnen. Wenn Sie möchten, nehme ich ihren Termin auch jetzt gleich mit auf.
Zahlen aus dem Verwaltungsalltag
2 Std. 5 Min.
dauert ein Behördenbesuch in Deutschland im Schnitt, inklusive Anfahrt, Wartezeit und Bearbeitung.
Quelle: Bitkom-Umfrage, Dezember 2025
58 %
der Befragten hatten Schwierigkeiten, überhaupt einen Termin bei der Behörde zu bekommen.
Quelle: Bitkom-Umfrage, Dezember 2025
43 %
sagen, ihr letztes Anliegen hätte sich auch online erledigen lassen, ohne den Weg ins Amt.
Quelle: Bitkom-Umfrage, Dezember 2025
Was der Agent im Bürgerservice übernimmt, und was nicht
Übernimmt der Agent
- Termine im Bürgerbüro vergeben, verschieben und absagen, direkt im Kalender der Verwaltung
- Auskunft zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, Gebühren und benötigten Unterlagen, in der Sprache des Anrufenden, auch dann, wenn alle Leitungen im Bürgerbüro belegt sind
- Meldungen zu Straßenschäden, Beleuchtung oder Abfall mit Ort, Beschreibung und Rückrufnummer aufnehmen und ans richtige Amt weiterleiten
- Anrufe außerhalb der Bürozeiten annehmen, statt sie auf einen Anrufbeantworter laufen zu lassen, und die Anliegen am nächsten Morgen als Liste ans Team geben
Bleibt beim Team
- Verwaltungsakte, Bescheide und Ermessensentscheidungen bleiben bei der Sachbearbeitung, der Agent bereitet nur den Vorgang vor
- Auskünfte zum Stand eines konkreten Antrags nur dann, wenn das Fachverfahren eine Schnittstelle bereitstellt
- Identitätsprüfung und Unterschriften laufen weiterhin persönlich oder über die bestehenden digitalen Identitätsverfahren
Häufige Fragen
Ja, EchoCall ist DSGVO-konform (EU-Hosting als Standard) und bietet einen Zero-PII-Modus für sensible Bürgeranfragen.
Am Telefon mehr als 30 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch, Polnisch, Ukrainisch und Rumänisch, im Chat über 80. Sie legen pro Agent fest, welche davon er sprechen darf.
Ja, über REST/Webhooks und gängige Telefonieanbindungen (SIP, Twilio, Telnyx, Vonage, Sinch).
Startguthaben von 30 Voice-Minuten und 30 Chat-Gesprächen unter hub.echocall.de oder Demo-Termin unter cal.com/echocall/meeting.
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- KI-Telefonassistent: Funktionen und Preise
- KI-Telefonassistent für kleine Betriebe: Kosten und Fachkräftemangel
- EU AI Act: Kennzeichnungspflicht für KI am Telefon
- Auch für Arztpraxen
Zuletzt geprüft am . Die Zahlen stammen aus den verlinkten Quellen, Preise und Funktionen von EchoCall entsprechen dem Stand dieses Datums.
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