KI-Telefonassistent für Hotels & Gastronomie
Reservierungen und mehrsprachiger Gästeservice.
Gäste buchen Zimmer, stellen Concierge-Fragen und erhalten Antworten in ihrer eigenen Sprache, jederzeit und ohne Wartezeit an der Rezeption.
- Reservierungsannahme
- Concierge-FAQs
- Mehrsprachiger Gästeservice
Weshalb Gäste anrufen
- 01
Zimmer oder Tisch reservieren
Haben Sie am Samstag noch ein Doppelzimmer, geht ein Tisch für sechs um 19 Uhr, gibt es Parkplätze. Die meisten Anrufe sind Buchungen, die direkt und ohne Provision ins Haus kommen, sofern jemand abnimmt.
- 02
Anreise, Check-in, Ankunftszeit
Der Zug hat Verspätung, kann ich schon um 11 Uhr einchecken, wo stelle ich das Auto ab. Kurze Fragen, oft am späten Abend, wenn die Rezeption dünn besetzt ist. Jede davon kostet die Nachtschicht zwei Minuten, die am Tresen fehlen.
- 03
Fragen zur bestehenden Buchung
Ist Frühstück dabei, kann ich das Zimmer noch stornieren, wie läuft die Zahlung. Anrufe von Gästen, die über ein Portal gebucht haben und jetzt den direkten Draht ins Haus suchen. Mit angebundenem Buchungssystem sieht der Agent die Reservierung und antwortet, ohne dass jemand im Portal nachschauen muss.
- 04
Sonderwünsche und Allergien
Kinderbett, Hundekorb, laktosefreies Frühstück, Geburtstagstorte am Tisch. Wünsche, die auf der Reservierung landen müssen, sonst weiß am Tag selbst niemand davon.
- 05
Veranstaltungen und Gruppen
Hochzeit, Firmenfeier, Weihnachtsessen für 40 Personen. Anfragen mit hohem Wert, die eine saubere Aufnahme und einen schnellen Rückruf brauchen, keine Mailbox.
Typische Herausforderungen
Rezeption nicht rund um die Uhr besetzt
Gäste rufen auch außerhalb der Schichtzeiten an, etwa nachts oder aus einer anderen Zeitzone, und bekommen dann keine Antwort. Gerade bei kurzfristigen Buchungsanfragen entscheidet sich in diesem Moment, ob der Gast bei Ihnen oder woanders bucht.
Sprachbarrieren mit internationalen Gästen
Internationale Gäste fragen in ganz unterschiedlichen Sprachen an, aber nicht jede Schicht kann jede Sprache abdecken. Ohne passenden Sprachsupport bleiben Anfragen unbeantwortet oder werden nur unvollständig verstanden.
Viele wiederkehrende Anfragen
Check-in-Zeiten, Ausstattung, Parkmöglichkeiten oder die Anfahrt werden am Empfang ständig aufs Neue erklärt, oft mehrmals am Tag. Diese wiederkehrenden Fragen binden Zeit, die für den persönlichen Gästekontakt fehlt.
Wie EchoCall hilft
24/7 Reservierungsannahme
Buchungsanfragen werden rund um die Uhr sofort beantwortet, auch nachts oder aus einer anderen Zeitzone heraus. Gäste erhalten direkt eine Verfügbarkeitsauskunft, ohne auf die nächste Schicht warten zu müssen.
Mehrsprachiger Concierge-Service
Am Telefon spricht der Agent mehr als 30 Sprachen, darunter Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch und Chinesisch. Er erkennt die Sprache des Gastes und wechselt in eine der Sprachen, die Sie freigeschaltet haben, egal welche Schicht gerade Dienst hat.
Konsistente Antworten
Eine gemeinsame Wissensbasis versorgt Telefon und Website-Chat mit denselben Informationen. Ein Gast bekommt so in beiden Kanälen dieselbe Antwort zu Zimmerausstattung, Check-in oder Anfahrt.
So klingt eine Reservierung am Sonntagabend
Ein Beispiel aus einem Hotel mit Restaurant und angebundenem Buchungssystem. Der Agent prüft die Verfügbarkeit, nimmt die Sonderwünsche auf und bestätigt sofort, in der Sprache des Gastes. Die Rezeption sieht die Reservierung mit allen Vermerken im System, ohne dass jemand am Telefon mitgeschrieben hat.
Guten Abend, wir möchten am kommenden Freitag und Samstag kommen, zwei Erwachsene und ein Kind. Haben Sie noch etwas frei?
Guten Abend, schön, dass Sie anrufen. Für Freitag und Samstag habe ich ein Familienzimmer mit Blick in den Garten und ein Doppelzimmer mit Zustellbett. Wie alt ist Ihr Kind?
Vier Jahre. Das Familienzimmer klingt gut. Ist Frühstück dabei?
Ja, das Frühstück ist im Preis enthalten, für Ihr Kind kostenlos. Zwei Nächte im Familienzimmer kosten 318 Euro inklusive Frühstück, kostenfrei stornierbar bis 48 Stunden vor Anreise. Soll ich das Zimmer für Sie reservieren?
Ja, bitte. Und könnten wir am Samstagabend einen Tisch im Restaurant haben?
Gern. Um 18:30 Uhr oder um 20 Uhr ist noch ein Tisch für drei frei. Gibt es Unverträglichkeiten, die die Küche wissen sollte?
18:30 bitte, und mein Sohn hat eine Nussallergie.
Notiert, die Küche wird informiert. Das Familienzimmer von Freitag bis Sonntag und der Tisch am Samstag um 18:30 Uhr sind reserviert, die Bestätigung ist per E-Mail unterwegs.
Ach, und gibt es Parkplätze am Haus?
Ja, direkt hinter dem Haus, 12 Euro pro Nacht, ohne Reservierung. Den Hinweis habe ich in Ihre Bestätigung aufgenommen. Wir freuen uns auf Sie.
Zahlen aus dem Hotelvertrieb
59,7 %
der Übernachtungen in deutschen Hotels werden direkt gebucht, per Telefon, E-Mail, Walk-in oder eigene Website. Jeder dieser Anrufe spart die Portalprovision.
Quelle: HOTREC European Hotel Distribution Study 2026, zitiert bei Tageskarte
31,9 %
der Buchungen laufen über Online-Reisebüros, mehr als 70 Prozent davon über einen einzigen Konzern.
Quelle: HOTREC European Hotel Distribution Study 2026, zitiert bei Tageskarte
13,9 %
der Buchungen in Europa kommen in Echtzeit über die eigene Hotelwebsite, zu Beginn der Studienreihe waren es 6,1 Prozent.
Quelle: HOTREC European Hotel Distribution Study 2026, zitiert bei Tageskarte
Was der Agent im Haus übernimmt, und was nicht
Übernimmt der Agent
- Zimmer- und Tischreservierungen annehmen, ändern und stornieren, direkt im Buchungssystem des Hauses, sofern es per Schnittstelle angebunden ist
- Fragen zu Anreise, Check-in, Parken, Frühstück und Stornobedingungen beantworten, in der Sprache des Gastes
- Sonderwünsche und Allergien auf der Reservierung vermerken, damit sie am Tag selbst beim Team ankommen
- Gruppen- und Veranstaltungsanfragen mit Datum, Personenzahl und Budgetrahmen aufnehmen und zum Rückruf weitergeben, damit kein Gruppenangebot mehr auf der Mailbox liegen bleibt
Bleibt beim Team
- Preisverhandlungen für Gruppen und Veranstaltungen führt weiterhin die Bankett- oder Verkaufsleitung
- Beschwerden während des Aufenthalts nimmt der Agent auf und leitet sie sofort weiter, die Lösung bleibt beim Team vor Ort
- Zahlungsdaten nimmt der Agent nicht am Telefon entgegen, die Zahlung läuft über den sicheren Link aus der Bestätigung
Häufige Fragen
Ja, wenn Ihr Buchungssystem eine Schnittstelle hat. Die Anbindung läuft per Webhook oder über Zapier, Make oder n8n. Ohne Anbindung nimmt der Agent die Anfrage vollständig auf und legt sie für die Rezeption ab.
Am Telefon mehr als 30 Sprachen, darunter Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Chinesisch und Japanisch, im Chat über 80. Sie legen pro Agent fest, welche davon er sprechen darf.
Nicht über einen Kanal, den Sie im EchoHub selbst einrichten. Gäste erreichen den Agenten am Telefon und im Chat-Widget auf Ihrer Website, dort können sie schreiben oder sprechen.
Chat-Pläne starten bei 40 Euro pro Monat, Voice-Pläne bei 75 Euro pro Monat.
Weiterlesen
- KI in der Gastronomie: Reservierungen und Bestellungen
- Digitaler Empfang mit KI-Avatar
- EchoCall Presence: der KI-Avatar an der Rezeption
- KI-Telefonassistent: Funktionen und Preise
Zuletzt geprüft am . Die Zahlen stammen aus den verlinkten Quellen, Preise und Funktionen von EchoCall entsprechen dem Stand dieses Datums.
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