Callcenter oder KI für Immobilienmakler 2026: Anfragen annehmen, Besichtigungen vergeben, was Telefonakquise darf

Kurz gesagt: Wer auf eine Immobilienanzeige anruft, will fast immer dasselbe wissen: Ist das Objekt noch frei, wann kann ich es sehen, was kostet es? Diese Anrufe kann ein KI-Voice-Agent annehmen, aus dem Exposé beantworten und mit einem Besichtigungstermin abschließen, bei EchoCall ab 75 Euro im Monat für 250 Gesprächsminuten. Ein Callcenter mit Menschen ist im Vorteil, wenn Gespräche schwierig werden, etwa mit verkaufswilligen Eigentümern. Kaltakquise am Telefon bei Privatleuten ist ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung verboten, egal ob Mensch oder KI anruft.

Wir haben diesen Beitrag im Oktober 2026 neu geschrieben. Die alte Fassung behauptete, Makler verlören im Schnitt 30 Prozent ihrer Leads durch nicht angenommene Anrufe, und schrieb das einem Branchenverband zu. Eine Quelle dafür haben wir nicht gefunden, die Zahl und die Rechnung, die darauf aufbaute, sind raus. Falsch waren außerdem Terminbestätigungen per Kurznachricht, die Zahl der Sprachen und automatische Einladungsanrufe zu Besichtigungen als fertige Funktion. Richtig sind Bestätigungen per E-Mail und mehr als 30 Sprachen.

Anfragen auf Immobilienanzeigen schnell beantworten

Nach jeder neuen Anzeige kommt die gleiche Welle von Anrufen. Ein großer Teil davon sind Fragen, die im Exposé stehen: Baujahr, Heizung, Energieausweis, Nebenkosten, Haustiere. Gleichzeitig ist der Makler oft genau dann nicht am Schreibtisch, wenn das Telefon klingelt, weil er gerade eine Besichtigung führt oder bei einem Eigentümer sitzt.

Das Problem ist weniger die Zahl der Anrufe als ihr Zeitpunkt. Ein Interessent, der niemanden erreicht, ruft beim nächsten Objekt an. Ein Eigentümer, der über einen Verkauf nachdenkt und auf der Mailbox landet, ruft vielleicht nie wieder an. Was ein KI-Agent im Maklerbüro konkret übernimmt, mit einem Beispielgespräch auf eine Anzeige, zeigt unsere Seite KI-Telefonassistent für Immobilienmakler. In diesem Beitrag geht es um die Fragen davor und daneben: Callcenter oder KI, wie die Besichtigungsplanung läuft, was der Agent sagen darf und was bei Telefonakquise gilt.

Welche Anrufe im Maklerbüro anfallen und wer sie übernehmen sollte

Die Faustregel: Alles, was im Exposé steht oder in einen Kalender passt, kann der Agent. Alles, was Verhandlung, Bewertung oder Vertrauen braucht, gehört zu Ihnen.

Telefonleitfaden: so führt der Agent ein Gespräch auf eine Anzeige

Ein guter Telefonleitfaden für Immobilienmakler ist kurz. Für den Agenten schreiben Sie ihn als Anweisung in den Prompt:

1. Begrüßung mit KI-Hinweis. "Immobilien Krämer, guten Tag. Sie sprechen mit unserem digitalen Assistenten. Um welches Objekt geht es?"
2. Objekt klären. Über Ort, Straße oder die Objektnummer aus der Anzeige.
3. Fragen aus dem Exposé beantworten. Nur, was in der Wissensbasis steht. Fehlt etwas, sagt der Agent das und notiert die Frage.
4. Passung klären. Bei Miete der gewünschte Einzugstermin, bei Kauf der Zeitrahmen und ob eine Finanzierung schon besprochen ist.
5. Besichtigung anbieten. Freie Zeiten aus dem Kalender, Einzel- oder Sammeltermin, so wie Sie es für das Objekt festlegen.
6. Kontakt aufnehmen und bestätigen. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Die Bestätigung geht per E-Mail.

Besichtigungen koordinieren: Einzeltermin oder Sammeltermin

Der Agent bucht direkt in Google Calendar, Outlook, Cal.com oder Calendly. Mit Cal.com oder Calendly legen Sie je Objekt eine eigene Terminart an, mit Dauer, Pufferzeit und der Zahl der Plätze. So entscheiden Sie für jedes Objekt selbst:

• Einzelbesichtigungen für Kaufobjekte und hochwertige Mietobjekte, mit Puffer für die Anfahrt.
• Sammeltermine für Mietwohnungen mit vielen Anfragen, mit einer festen Zahl von Plätzen.
• Warteliste. Ist ein Termin voll, schreibt der Agent Interessenten in eine Google-Tabelle. Sagt jemand ab, rufen Sie oder Ihr Team die Nächsten an.

Der Agent bestätigt Termine per E-Mail über Gmail oder SMTP, mit Adresse und Ansprechpartner vor Ort. Verschiebungen und Absagen nimmt er am Telefon an und trägt sie im Kalender ein.

Interessenten fair vorqualifizieren

Vorqualifizieren heißt: Fragen stellen, die für die Besichtigung wirklich zählen. Bei Miete der Einzugstermin und die Zahl der Personen, bei Kauf der Zeitrahmen und der Stand der Finanzierung. Einkommen, Arbeitgeber und eine Selbstauskunft gehören nicht ins erste Telefonat. Die holen Sie schriftlich ein, wenn es ernst wird.

Vorsicht bei Filtern, die Menschen ausschließen. Eine Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft ist auch beim Zugang zu Wohnraum unzulässig (§ 19 Abs. 2 in Verbindung mit § 2 Abs. 1 Nr. 8 AGG). [4] [5] Lassen Sie den Agenten deshalb nicht nach Herkunft oder Nationalität fragen und geben Sie ihm keine Regeln, die nach Namen oder Akzent sortieren. Ein Vorteil des Agenten: Er stellt allen Anrufern dieselben Fragen in derselben Reihenfolge.

Exposé, Pflichtangaben und Provision: was der Agent sagen darf

Der Agent sagt nur, was Sie ihm geben. Damit er korrekt antwortet, gehören diese Punkte in die Wissensbasis:

• Pflichtangaben aus dem Energieausweis. Liegt ein Energieausweis vor, muss eine Immobilienanzeige in kommerziellen Medien die Art des Ausweises, den Wert des Endenergiebedarfs oder -verbrauchs und die wesentlichen Energieträger der Heizung nennen, bei Wohngebäuden auch Baujahr und Effizienzklasse (§ 87 Gebäudemodernisierungsgesetz, früher Gebäudeenergiegesetz). [6] Diese Werte fragen Anrufer oft am Telefon nach.
• Provision beim Kauf. Lässt sich der Makler beim Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses von beiden Seiten bezahlen, müssen sich beide in gleicher Höhe verpflichten (§ 656c BGB). [7] Ein Maklervertrag über den Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses braucht die Textform (§ 656a BGB). [8] Der Agent nennt die Provision deshalb so, wie sie im Exposé steht, und schließt am Telefon keinen Maklervertrag.
• Provision bei Miete. Vom Mieter darf der Makler nur dann eine Provision verlangen, wenn er den Auftrag ausschließlich für diesen Mieter angenommen hat (Bestellerprinzip, § 2 Abs. 1a WoVermittG). [9] Der Agent sollte bei Mietobjekten also nicht von sich aus über eine Provision des Mieters sprechen.
• Fernabsatz. Kommt ein Maklervertrag mit einem Verbraucher nur über Telefon oder E-Mail zustande, ist das in der Regel ein Fernabsatzvertrag (§ 312c BGB) mit Widerrufsrecht (§ 312g BGB). [10] [11] Den Vertrag samt Belehrung schicken Sie, nicht der Agent.

Callcenter oder KI für Immobilienmakler?

Manche Makler lassen ihr Telefon von einem externen Telefonservice annehmen. Der Vergleich in den Punkten, die im Maklerbüro zählen:

Für viele Büros ist die Mischung am sinnvollsten: Der Agent nimmt Anfragen auf Anzeigen an und vergibt Besichtigungen, Sie selbst sprechen mit Eigentümern. Eine Rechnung mit echten Preisen steht im Beitrag Callcenter oder KI-Voice-Agent? Der Kostenvergleich 2026.

Telefonakquise für Immobilienmakler: was erlaubt ist

Kurz zusammengefasst: Werbeanrufe bei Verbrauchern sind nur mit deren vorheriger ausdrücklicher Einwilligung erlaubt (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). [1] Ein privater Eigentümer, der seine Wohnung selbst inseriert, ist in der Regel Verbraucher. Ihn anzurufen, um einen Maklerauftrag zu gewinnen, ist ohne Einwilligung verboten, auch wenn seine Nummer in der Anzeige steht. Bei Unternehmen reicht eine zumindest mutmaßliche Einwilligung. [1] Liegt eine Einwilligung vor, müssen Sie sie dokumentieren und fünf Jahre aufbewahren (§ 7a UWG). [2]

Für einen KI-Agenten gilt dasselbe wie für einen Menschen oder ein Callcenter. Ein Telefonleitfaden ersetzt keine Einwilligung. Die Details, auch zu Österreich, der Schweiz und anderen Ländern, stehen im Beitrag KI-Kaltakquise 2026: Was ist erlaubt?

Bittet ein Eigentümer, der Sie anruft, um einen Rückruf, hält der Agent das im Gesprächsprotokoll fest.

Telefonanlage und Rufumleitung im Maklerbüro

Ihre bekannte Nummer bleibt. In der Telefonanlage oder am Handy legen Sie fest, wann Anrufe zum Agenten gehen: wenn niemand nach 20 Sekunden abnimmt, wenn besetzt ist, außerhalb der Bürozeiten oder während Besichtigungen. Die Codes für das Handy stehen im Beitrag Anrufe im Handwerk 2026. Telefonnummer und Telefonie sind im Paketpreis nicht enthalten.

Für Eigentümer, Banken und Notare legen Sie eine Weiterleitung auf Ihr Handy fest. Der Agent verbindet dann direkt, die Weiterleitung an eine Telefonnummer ist ein eingebautes Werkzeug.

Was ein KI-Agent für ein Maklerbüro kostet

Bei EchoCall zahlen Sie für Gesprächsminuten, rund 0,30 Euro je Minute, ohne Einrichtungsgebühr. [3]

Den Bedarf rechnen Sie so: Anrufe je Tag, die der Agent übernimmt × Minuten je Anruf × Arbeitstage. Ein Beispiel mit Annahmen: Ein Büro mit laufenden Portalanzeigen leitet etwa fünf Anrufe am Tag mit je drei Minuten an 21 Arbeitstagen um. Das sind 315 Minuten, das Basic-Paket mit 500 Minuten fängt auch die Welle nach einer neuen Anzeige ab.

Ob sich das rechnet, sehen Sie an einer einfachen Gegenüberstellung. Das Basic-Paket kostet 1.800 Euro im Jahr. Nehmen wir an, eine Vermittlung bringt Ihrem Büro 8.000 Euro Provision. Dann reicht ein einziger zusätzlicher Auftrag alle vier Jahre, der über einen sonst verpassten Anruf zustande kommt. Setzen Sie Ihre eigene Provision ein.

CRM und Maklersoftware anbinden

• HubSpot oder Salesforce. Der Agent legt Interessenten direkt als Kontakt oder Lead an, mit Objekt, Zeitrahmen und Besichtigungstermin.
• Maklersoftware. Eine fertige Anbindung an eine bestimmte Maklersoftware bietet EchoCall nicht. Hat Ihre Software eine Schnittstelle, lässt sich der Agent über einen eigenen Webhook, Zapier oder Make anbinden.
• Benachrichtigung. Eigentümer-Anrufe als Nachricht in Slack oder Microsoft Teams oder als E-Mail, damit niemand sie übersieht.

Einrichtung in fünf Schritten

1. Ohne Anmeldung ausprobieren. In der Live-Demo geben Sie die Adresse Ihrer Website ein. In etwa 20 Sekunden entsteht ein Agent aus Ihren öffentlichen Seiten, den Sie im Browser anrufen oder anschreiben können.
2. Konto anlegen. Im EchoHub mit 30 Voice-Minuten und 30 Chat-Gesprächen für 14 Tage, die Kreditkarte wird dafür mit 1 Euro geprüft.
3. Wissensbasis füllen. Exposés als PDF, Ihre Objektseiten als URL mit festem Abstand zum Neueinlesen, dazu Bürozeiten, Provisionsregeln und Ablauf einer Besichtigung.
4. Kalender und Weiterleitungen festlegen. Terminarten je Objekt, Weiterleitung für Eigentümer, Banken und Notare.
5. Testen. Rufen Sie auf zwei Ihrer Anzeigen an, verschieben Sie einen Termin und spielen Sie einen verkaufswilligen Eigentümer. Wo der Agent unsicher wird, fehlt etwas in der Wissensbasis.

Wo der Agent an Grenzen stößt

• Bewertungen. Einen Wert für eine Immobilie nennt er nicht. Das Gespräch mit dem Eigentümer führen Sie.
• Verhandlungen. Preisnachlässe, Kaufpreisangebote und Provisionsfragen über das Exposé hinaus gehen an Sie.
• Objekte, die nicht in der Wissensbasis sind. Löschen Sie verkaufte und vermietete Objekte zeitnah, sonst bietet der Agent Besichtigungen für etwas an, das es nicht mehr gibt.

Datenschutz und KI-Hinweis

Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufer in der EU erfahren, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). [12] Beim Telefon-Agenten schreiben Sie den Hinweis selbst in den ersten Satz, der Editor im EchoHub erinnert mit einem Infokasten daran. Mehr dazu im Beitrag EU AI Act 2026: Was die KI-Hinweispflicht für Voice- und Chat-Systeme bedeutet.

Für eine Besichtigung braucht der Agent Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Die Server von EchoCall stehen in Rechenzentren in Frankfurt und Karlsruhe. Den Auftragsverarbeitungsvertrag finden Sie unter echocall.de/avv, technische und organisatorische Maßnahmen und die Subunternehmer im Trust Center.

Häufige Fragen

Callcenter oder KI: was passt besser für Immobilienmakler?

Für Anfragen auf Anzeigen und die Vergabe von Besichtigungen passt ein KI-Agent gut, weil er aus dem Exposé antwortet und direkt in Ihren Kalender bucht. Für Gespräche mit Eigentümern, Bewertungen und Verhandlungen ist ein Mensch im Vorteil. Viele Büros kombinieren beides.

Was kostet ein KI-Telefonassistent für ein Maklerbüro?

Bei EchoCall ab 75 Euro im Monat für 250 Gesprächsminuten, rund 0,30 Euro je Minute, ohne Einrichtungsgebühr. Telefonnummer und Telefonie kommen dazu. Ein Büro mit laufenden Anzeigen kommt oft mit dem Basic-Paket für 500 Minuten aus.

Darf ein Makler private Eigentümer am Telefon akquirieren?

Nur mit deren vorheriger ausdrücklicher Einwilligung (§ 7 UWG). Das gilt auch, wenn der Eigentümer seine Nummer in einer Anzeige veröffentlicht hat, und es gilt für Menschen, Callcenter und KI-Agenten gleichermaßen. Die Einwilligung müssen Sie dokumentieren.

Kann der Agent Besichtigungstermine vergeben?

Ja. Er bucht direkt in Google Calendar, Outlook, Cal.com oder Calendly, als Einzel- oder Sammeltermin, so wie Sie es je Objekt festlegen, und bestätigt per E-Mail. Absagen und Verschiebungen nimmt er ebenfalls an.

Lässt sich der Agent an unsere Maklersoftware anbinden?

HubSpot und Salesforce bindet er direkt an. Für andere Maklersoftware gibt es keine fertige Anbindung, aber den Weg über einen eigenen Webhook, Zapier oder Make, wenn Ihre Software eine Schnittstelle hat.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Die KI-Verordnung verlangt den Hinweis seit August 2026, und der Agent sagt es im ersten Satz. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird verbunden oder zurückgerufen.

Quellen

Die Quellen sind deutschsprachig.

1. § 7 UWG, Unzumutbare Belästigungen: gesetze-im-internet.de
2. § 7a UWG, Einwilligung in Telefonwerbung: gesetze-im-internet.de
3. EchoCall, Preise: echocall.de/pricing
4. § 19 AGG, Zivilrechtliches Benachteiligungsverbot: gesetze-im-internet.de
5. § 2 AGG, Anwendungsbereich: gesetze-im-internet.de
6. § 87 Gebäudemodernisierungsgesetz, Pflichtangaben in einer Immobilienanzeige: gesetze-im-internet.de
7. § 656c BGB, Lohnanspruch bei Tätigkeit für beide Parteien: gesetze-im-internet.de
8. § 656a BGB, Textform: gesetze-im-internet.de
9. § 2 WoVermittG, Gesetz zur Regelung der Wohnungsvermittlung: gesetze-im-internet.de
10. § 312c BGB, Fernabsatzverträge: gesetze-im-internet.de
11. § 312g BGB, Widerrufsrecht: gesetze-im-internet.de
12. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50: eur-lex.europa.eu

Alle Links wurden am 6. Oktober 2026 geprüft. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

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